Política de tratamiento de datos personales

Santana Ingeniería SAS., actuando en calidad de responsable del tratamiento de datos personales, se compromete a:

a. Aplicar la política para el manejo de información personal que sea utilizada y/o se encuentre en las bases de datos de la empresa, que sean susceptibles de tratamiento, en virtud de la relación contractual o de los servicios prestados o recibidos de los titulares de la información.

b. Dar cumplimiento a la normatividad legal vigente: Ley Estatutaria 1266 de 2008 ¹, Ley estatutaria 1581 de 2012 ², Decreto 1377 de 2013 ³, Decreto 886 de 2014 ⁴, Decreto 1074 de 2015 ⁵, Circular externa 002 de 03 de noviembre de 2015 ⁶, Circular externa 001 del 8 de noviembre de 2016 ⁷, en el marco de los servicios que presta para el cumplimiento de su objeto social.

c. Garantizar que los datos personales que recolecte, almacene, utilice, circule, suprima, procese, compile, actualice, transfiera, disponga o intercambie con otras entidades, se sometan estricta y únicamente a algunas de siguientes finalidades, en relación con su objeto social:

• Archivar y actualizar los sistemas de información.
• Cumplir con los procesos internos de la empresa en materia de administración de empleados, proveedores, contratistas y clientes.
• Cumplir con las obligaciones contraídas con empleados, clientes, proveedores y contratistas.
• Custodiar la información y las bases de datos de la empresa.
• Ejercer el objeto social de acuerdo con las necesidades particulares de los clientes tanto internos como externos, con el fin de cumplir con los contratos de venta de bienes y/o servicios, incluyendo, pero sin limitarse a utilizar los datos personales para mercadeo y/o comercialización de nuevos productos o servicios.
• Evaluar la calidad del servicio prestado.
• Enviar invitaciones a eventos o reuniones programadas por la empresa.
• Establecer la respectiva relación y/o vinculación (civil, laboral, comercial).
• Gestionar la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables de la empresa.
• Mantener y procesar por medio electrónico o físico, cualquier tipo de información de cliente, empleado, proveedor o contratista con el fin de brindar los servicios y productos pertinentes.
• Procesos al interior de la empresa, con fines de desarrollo operativo y/o de administración de sistemas.
• Registrar estadísticas.
• Responder los requerimientos de entidades de control o autoridades competentes que lo requieran.
• Realizar evaluación de calidad de los productos y servicios.
• Transmitir datos a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos, para fines comerciales, administrativos, contables, de mercadeo y operativos, incluyendo, pero sin limitarse a la expedición de certificados personalizados y certificaciones a terceros, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes.
• Las demás finalidades que determinen los responsables en procesos de obtención de datos personales para su tratamiento y que sean comunicadas a los titulares en el momento de la recolección de los datos personales, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales, regulatorias, así como de las políticas de la empresa.

d. Implementar mecanismos que aseguren que tanto el responsable como los encargados (empleados, contratistas y terceros) del manejo de la información, observen y respeten esta política en el cumplimiento de sus funciones, actividades y en el desarrollo de los contratos, aun después de terminar los vínculos legales, comerciales, laborales, y de cualquier índole, guardando estricta confidencialidad en relación con los datos tratados.

 

1 Ley Estatutaria 1266 de 2008: “Por la cual se dictan las disposiciones generales del hábeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia,
comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones.”

2 Ley Estatutaria 1581 de 2012: “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.”

3 Decreto 1377 de 2013: “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012.”

4 Decreto 886 de 2014:“Por el cual se reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, relativo al Registro Nacional de Bases de Datos.”

5 Decreto 1074 de 2015: “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.”

6 Circular externa 002 de 03 de noviembre de 2015: “Adicionar el Capítulo Segundo en el Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio.”

7 Circular externa 001 del 8 de noviembre de 2016: “Modificar el Capítulo Segundo del Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio.”